Triar què construir i què conservar

Un ERP és un sistema que integra la gestió de diferents àrees del negoci. No tots els projectes en necessiten un de complet: de vegades n’hi ha prou de connectar els programes que ja tens o de crear un mòdul per a la feina que avui no cobreix cap programa.

Primer mirem junts com treballes, qui farà servir l’eina i quins programes tens. Després comparo tres camins (adaptar el que ja tens, connectar entre si els teus programes o desenvolupar alguna cosa a mida) tenint en compte llicències, traspàs de dades, manteniment i fins a quin punt dependries d’un proveïdor.

Peces que poden formar el teu sistema

El sistema es construeix per parts (mòduls) i per fases, segons la feina que cobreix cadascuna i les dades que han de compartir. La proposta especifica quines parts s’inclouen i quines queden fora.

  • Clients i pressupostosUna sola fitxa per client, amb l’historial de consultes i el seguiment de pressupostos i encàrrecs.
  • Feina i documentsTasques, responsables, estats i documentació associada a cada encàrrec, amb els accessos que corresponguin.
  • Operacions i recursosPlanificació, inventari, fulls de feina o coordinació d’equips quan el procés ho requereixi.
  • Xifres clau i connexionsLes xifres clau del negoci a la vista, sabent d’on surt cada dada, i connexions amb altres programes quan ho permetin.

Primer les dades, després les pantalles

Abans de dissenyar pantalles decidim junts quina informació recull el sistema, on es desa cada dada i qui la pot veure o modificar. Si dues persones editen la mateixa fitxa alhora, el sistema ha de saber què fer perquè cap canvi es perdi sense avisar.

Si véns de fulls de càlcul o d’un altre programa, primer passo una mostra per detectar duplicats, informació que falta i columnes que no encaixen. Importar totes les dades sense revisar-les només trasllada els problemes al sistema nou.

  • Cada persona, el que li tocaPermisos segons la feina de cadascú i, si hi ha una àrea per a clients, cada client només veu el que és seu. Aquest control el fa el sistema mateix; no n’hi ha prou d’amagar botons.
  • Historial de canvisDecidim quins canvis queden registrats, qui els pot consultar i quant de temps es conserven.
  • Connexions amb altres programesCada connexió accedeix només a les dades que necessita i es dissenya pensant en els errors: si una operació s’interromp i es torna a fer, s’evita duplicar comandes o factures. Què es pot connectar depèn de cada programa i del seu proveïdor.

Una demo per parlar de la teva feina real

Exemple fictici: una empresa rep un encàrrec, assigna una visita i reuneix documents per completar-lo. Una demo pensada per a aquest cas permetria veure la fitxa de l’encàrrec, els seus estats i la informació que necessita cada persona.

També revisem allò que se surt del recorregut habitual: falta una dada, canvia el responsable, hi ha un document erroni o es cancel·la l’encàrrec. La demo serveix per validar la idea; abans de fer servir el sistema en el dia a dia es fan les proves acordades.

Si té sentit fer servir la IA, per exemple per llegir documents o suggerir dades, decidim què pot consultar, què revisa una persona i què passa si la IA s’equivoca. No cal posar IA a tots els mòduls.

Què comprovo abans de posar el sistema en marxa

Abans de començar a programar acordem què ha de complir el sistema. Després el provo amb casos semblants als del teu dia a dia i anoto el que funciona i el que queda per resoldre.

  • Recorreguts completsCrear, modificar i tancar un encàrrec de principi a fi, també quan hi ha dades mal introduïdes, duplicats, cancel·lacions o usuaris amb permisos diferents.
  • Dades i integracionsQue les dades traspassades quadrin, que cada persona vegi el que li correspon i que el sistema respongui bé si dues persones editen alhora, si un altre programa triga a contestar o si es talla la connexió.
  • RecuperacióCòpies de seguretat i, si entra en el que s’ha acordat, una prova real que les dades es poden recuperar. Acordem quanta feina, com a màxim, es podria perdre i en quant de temps necessites que tot torni a funcionar.
  • Posada en marxa gradualPrimer, una prova pilot amb poques persones, formació i algú de referència per a les incidències. A més, un pla acordat per tornar a la manera de treballar d’abans si l’arrencada falla.

Un sistema que puguis mantenir i fer evolucionar

La proposta detalla què es fa, en quines fases i condicions, i quins costos externs hi ha, com ara llicències o allotjament. També especifica de qui és el codi o amb quina llicència el fas servir, qui hi té accés com a administrador, quina documentació reps i com pots recuperar les teves dades.

El manteniment també s’acorda: actualitzacions, correcció d’errors, còpies de seguretat, suport i canvis, amb la freqüència, els horaris i els temps de resposta de cada cosa. El suport permanent no es dona per inclòs.

Si el sistema ha d’emetre factures, portar la comptabilitat o complir requisits del teu sector, la normativa aplicable es revisa expressament abans d’incorporar aquesta funció. Una pantalla de facturació, per si sola, no garanteix que es compleixi.

Preguntes freqüents

Serveix per a un autònom o només per a empreses grans?

No és només per a empreses grans. Es pot començar per una eina petita per a una tasca concreta. Si l’han de fer servir diverses persones, a més cal definir què pot fer cadascuna, quanta feina ha de moure, amb quins programes es connecta i què passa si el sistema s’atura.

Hauré d’abandonar els meus programes actuals?

No necessàriament. Primer reviso si es poden adaptar o connectar. Un desenvolupament a mida té sentit quan resol alguna cosa que les opcions existents no cobreixen raonablement.

Podré treure les meves dades si canvio de sistema?

La proposta ha de concretar quines dades podràs exportar, en quin format i amb quina documentació. Aquesta exportació es prova i, abans de contractar, s’identifiquen els límits de les eines externes.

Em pots dir ja quant costarà i quant estalviaré?

Encara no. Primer necessito saber qui farà servir el sistema, quines dades ha de gestionar, quines normes segueix la teva feina, quins casos especials hi ha i amb quins programes s’ha de connectar. Amb això preparo una proposta per fases, cadascuna amb el seu abast i les seves condicions. Si estimo alguna millora, parteixo de com treballes avui i la comprovem després; no puc garantir cap estalvi.

Automatiza Vallès

Explica’m com treballes. Ho mirem junts.

Una situació concreta del teu negoci ja és un bon començament. A la primera reunió sense compromís m’expliques com treballes; a la següent, et presento una demo. Després, afinem junts els detalls i acordem com portar la solució a la pràctica.

Sol·licitar una reunió

[email protected]

Explica’m a què et dediques i què t’agradaria millorar. No cal que sàpigues de tecnologia. El botó obre la teva aplicació de correu; evita incloure dades de clients, contrasenyes o documentació confidencial.

Les dades del teu correu s’utilitzaran per atendre la consulta i preparar la proposta que sol·licitis. Pots exercir els teus drets escrivint a aquesta adreça. Informació sobre les teves dades.

De la primera reunió a la teva solucióPreparar el meu mapa

Si encara no tens clar per on començar, aquesta guia t’ajuda a decidir quina tasca del teu negoci convé ordenar o automatitzar primer.

Què automatitzar primer