Software a medida para trabajar con más control.

Elegir qué construir y qué conservar

Un ERP es un sistema que integra la gestión de distintas áreas del negocio. No todos los proyectos necesitan uno completo: a veces basta con conectar los programas que ya tienes o con crear un módulo para el trabajo que hoy no cubre ningún programa.

Primero miramos juntos cómo trabajas, quién va a usar la herramienta y qué programas tienes. Después comparo tres caminos (adaptar lo que ya tienes, conectar entre sí tus programas o desarrollar algo a medida) teniendo en cuenta licencias, traspaso de datos, mantenimiento y hasta qué punto dependerías de un proveedor.

• Empezar por el análisis de tu proceso

Piezas que pueden formar tu sistema

El sistema se construye por partes (módulos) y por fases, según el trabajo que cubre cada una y los datos que necesitan compartir. La propuesta especifica qué partes entran y cuáles quedan fuera.

• Clientes y presupuestosUna ficha única por cliente, con su historial de consultas y el seguimiento de presupuestos y encargos.
• Trabajo y documentosTareas, responsables, estados y documentación asociada a cada encargo, con los accesos que correspondan.
• Operaciones y recursosPlanificación, inventario, partes de trabajo o coordinación de equipos cuando el proceso lo requiera.
• Cifras clave y conexionesLas cifras clave de tu negocio a la vista, sabiendo de dónde sale cada dato, y conexiones con otros programas cuando estos lo permitan.

• Conectar la captación web con el seguimiento comercial

Primero los datos, después las pantallas

Antes de diseñar pantallas decidimos juntos qué información recoge el sistema, dónde se guarda cada dato y quién puede verlo o modificarlo. Si dos personas editan la misma ficha a la vez, el sistema tiene que saber qué hacer para que ningún cambio se pierda sin avisar.

Si vienes de hojas de cálculo u otro programa, primero paso una muestra para detectar duplicados, información que falta y columnas que no encajan. Importar todos los datos sin revisarlos solo traslada los problemas al sistema nuevo.

• Cada persona, lo suyoPermisos según el trabajo de cada uno y, si hay un área para clientes, cada cliente ve solo lo suyo. Ese control lo hace el propio sistema; no basta con esconder botones.
• Historial de cambiosDecidimos qué cambios quedan registrados, quién puede consultarlos y cuánto tiempo se conservan.
• Conexiones con otros programasCada conexión accede solo a los datos que necesita y se diseña pensando en los fallos: si una operación se corta y se repite, se evita duplicar pedidos o facturas. Qué se puede conectar depende de cada programa y de su proveedor.

• Cómo se plantean automatizaciones e integraciones

Una demo para hablar de tu trabajo real

Ejemplo ficticio: una empresa recibe un encargo, asigna una visita y reúne documentos para completarlo. Una demo pensada para ese caso permitiría ver la ficha del encargo, sus estados y la información que necesita cada persona.

También revisamos lo que se sale del recorrido habitual: falta un dato, cambia el responsable, hay un documento erróneo o se cancela el encargo. La demo sirve para validar la idea; antes de usar el sistema en el día a día se hacen las pruebas acordadas.

Si tiene sentido usar IA, por ejemplo para leer documentos o sugerir datos, decidimos qué puede consultar, qué revisa una persona y qué pasa si la IA se equivoca. No hace falta IA en todos los módulos.

• Probar el mapa de proceso y una demo con solicitudes ficticias
• Ver el enfoque de IA con supervisión

Qué compruebo antes de poner el sistema en marcha

Antes de empezar a programar acordamos qué tiene que cumplir el sistema. Después lo pruebo con casos parecidos a los de tu día a día y anoto lo que funciona y lo que queda por resolver.

• Recorridos completosCrear, modificar y cerrar un encargo de principio a fin, también cuando hay datos mal introducidos, duplicados, cancelaciones o usuarios con permisos distintos.
• Datos e integracionesQue los datos traspasados cuadren, que cada persona vea lo que le corresponde y que el sistema responda bien si dos personas editan a la vez, si otro programa tarda en contestar o si se corta la conexión.
• RecuperaciónCopias de seguridad y, si entra en lo acordado, una prueba real de que los datos se pueden recuperar. Acordamos cuánto trabajo, como máximo, podría perderse y en cuánto tiempo necesitas que todo vuelva a funcionar.
• Puesta en marcha gradualPrimero, una prueba piloto con pocas personas, formación y alguien de referencia para las incidencias. Además, un plan acordado para volver a la forma de trabajar anterior si el arranque falla.

Un sistema que puedas mantener y hacer evolucionar

La propuesta detalla qué se hace, en qué fases y condiciones, y qué costes externos hay, como licencias o alojamiento. También aclara de quién es el código o con qué licencia lo usas, quién tiene acceso como administrador, qué documentación recibes y cómo sacar tus datos.

El mantenimiento también se acuerda: actualizaciones, corrección de errores, copias de seguridad, soporte y cambios, con su frecuencia, sus horarios y sus tiempos de respuesta. El soporte permanente no se da por incluido.

Si el sistema debe emitir facturas, llevar la contabilidad o cumplir requisitos de tu sector, la normativa aplicable se revisa expresamente antes de incorporar esa función. Una pantalla de facturación, por sí sola, no garantiza que se cumpla.

• Cuéntame cómo trabajas en una primera reunión