Dibuja un proceso antes de automatizarlo.

1. Delimita la tarea

Elige un inicio observable y una condición de cierre. Por ejemplo: desde que entra una solicitud hasta que queda validada y asignada para revisión. «Gestionar toda la empresa» es demasiado amplio para este ejercicio.

Utiliza nombres de roles y descripciones genéricas. Para preparar una consulta o compartir el resultado, sustituye los datos personales y confidenciales por ejemplos ficticios.

2. Describe los pasos que suceden de verdad

Dedica una fila a cada paso. Anota el rol responsable, la información que necesita, la herramienta utilizada, la salida y el criterio que permite continuar. Incluye también correos internos, comprobaciones y copias entre aplicaciones.

La plantilla propone seis filas iniciales. Si el recorrido necesita más detalle, descarga el CSV y amplíalo en tu hoja de cálculo. Una fila puede representar un paso manual o automático; describe primero cómo funciona hoy.

• Entrada y salidaDistingue lo que recibe cada paso de lo que deja preparado. Si falta un dato, indica dónde se obtiene.
• Responsable y cierreEspecifica qué rol actúa y cómo se comprueba que el paso está terminado. «Revisado» necesita un criterio reconocible.
• Tiempo y frecuenciaAnota aparte del mapa los minutos de intervención manual por ejecución y las veces al mes para estimar la carga actual. La plantilla no incluye esos campos. Registra también las esperas aparte para no confundirlas con trabajo activo.

3. Define qué ocurre con las excepciones

Prueba al menos un caso completo, otro con información insuficiente y otro repetido. Para cada uno, explica si el proceso continúa, se bloquea o solicita revisión, y qué rol resuelve la incidencia.

La demostración de esta página representa esas tres situaciones con reglas sencillas. Usa datos ficticios y se ejecuta en el navegador; no conecta aplicaciones, no utiliza un modelo de IA ni envía solicitudes. Su función es hacer visibles las decisiones del flujo.

4. Elige una primera mejora

Busca una fricción concreta en el mapa: un dato que se escribe dos veces, una aprobación sin responsable o una solicitud que avanza incompleta. Escribe qué cambiarías y qué condición debe respetarse.

Una mejora puede consistir en acordar campos mínimos, unificar un registro o clarificar una responsabilidad. Si propones conectar herramientas, comprueba sus opciones y permisos antes de dar por posible la integración.

5. Decide cómo comprobar el resultado

Anota un punto de partida que puedas observar: tiempo de intervención, correcciones, duplicados o peticiones pendientes. Elige una medida relacionada con la fricción detectada y registra también el trabajo de supervisión.

La plantilla describe el proceso y prepara la conversación. No calcula un ahorro previsto ni demuestra que una automatización sea viable. La revisión inicial de un proceso permite contrastar el mapa y concretar una propuesta.