Dibuixa un procés abans d’automatitzar-lo.

1. Delimita la tasca

Tria un inici observable i una condició de tancament. Per exemple: des que entra una sol·licitud fins que queda validada i assignada per a revisió. «Gestionar tota l’empresa» és massa ampli per a aquest exercici.

Utilitza noms de rols i descripcions genèriques. Per preparar una consulta o compartir el resultat, substitueix les dades personals i confidencials per exemples ficticis.

2. Descriu els passos que passen de debò

Dedica una fila a cada pas. Anota el rol responsable, la informació que necessita, l’eina utilitzada, la sortida i el criteri que permet continuar. Inclou-hi també correus interns, comprovacions i còpies entre aplicacions.

La plantilla proposa sis files inicials. Si el recorregut necessita més detall, descarrega el CSV i amplia’l al teu full de càlcul. Una fila pot representar un pas manual o automàtic; descriu primer com funciona avui.

• Entrada i sortidaDistingeix el que rep cada pas del que deixa preparat. Si falta una dada, indica on s’obté.
• Responsable i tancamentEspecifica quin rol actua i com es comprova que el pas està acabat. «Revisat» necessita un criteri recognoscible.
• Temps i freqüènciaAnota a part del mapa els minuts d’intervenció manual per execució i les vegades al mes per estimar la càrrega actual. La plantilla no inclou aquests camps. Registra també les esperes a part per no confondre-les amb feina activa.

3. Defineix què passa amb les excepcions

Prova almenys un cas complet, un altre amb informació insuficient i un altre de repetit. Per a cadascun, explica si el procés continua, es bloqueja o demana revisió, i quin rol resol la incidència.

La demostració d’aquesta pàgina representa aquestes tres situacions amb regles senzilles. Utilitza dades fictícies i s’executa al navegador; no connecta aplicacions, no utilitza cap model d’IA ni envia sol·licituds. La seva funció és fer visibles les decisions del flux.

4. Tria una primera millora

Busca una fricció concreta al mapa: una dada que s’escriu dues vegades, una aprovació sense responsable o una sol·licitud que avança incompleta. Escriu què canviaries i quina condició s’ha de respectar.

Una millora pot consistir a acordar camps mínims, unificar un registre o aclarir una responsabilitat. Si proposes connectar eines, comprova’n les opcions i els permisos abans de donar per possible la integració.

5. Decideix com comprovar el resultat

Anota un punt de partida que puguis observar: temps d’intervenció, correccions, duplicats o peticions pendents. Tria una mesura relacionada amb la fricció detectada i registra també la feina de supervisió.

La plantilla descriu el procés i prepara la conversa. No calcula un estalvi previst ni demostra que una automatització sigui viable. La revisió inicial d’un procés permet contrastar el mapa i concretar una proposta.