Dibuixar el que passa de debò
Un procediment escrit pot descriure com hauria de funcionar una tasca, però no sempre recull els correus, les trucades i les comprovacions que la fan avançar. L'anàlisi també ha d'observar aquests passos informals.
Convé triar un procés amb principi i final recognoscibles: rebre una petició, preparar un pressupost o tancar una intervenció. Anota què el posa en marxa, quina informació necessita i quina condició permet considerar-lo acabat.
Localitzar persones, decisions i esperes
Identifica qui hi intervé, què decideix i on consulta o modifica les dades. Les transcripcions repetides, les aprovacions sense responsable i la informació incompleta són punts que convé revisar.
Si un document arriba tard, el problema no ha de ser necessàriament la velocitat de qui el prepara. Pot faltar informació o haver-hi dues versions d'una mateixa fitxa. Copiar més de pressa una dada incorrecta no millora el procés.
Definir una millora comprovable
L'anàlisi hauria de deixar clar quin canvi es proposa i què en queda fora: unificar l'entrada de sol·licituds, evitar una segona transcripció o avisar quan una tasca està pendent massa temps.
Per comprovar el resultat calen referències del procés actual: temps manual, sol·licituds d'informació addicional o incidències. La mesura es tria segons el problema; no convé prometre estalvis sense conèixer el punt de partida.
Preparar el pas següent
Abans de connectar eines han de quedar definides les dades mínimes, les regles i les excepcions. També qui revisarà els casos que no es puguin resoldre automàticament.
L'enfocament es pot aplicar a processos administratius, comercials o de coordinació. La proposta depèn de les eines disponibles i de l'accés que permetin. El diagnòstic ha d'ajudar a decidir amb informació, encara que no convingui automatitzar.
Preguntes freqüents
Cal canviar de programa?
No es pressuposa. Primer es revisen les eines actuals, els seus límits i les possibilitats de connexió. Canviar de programa s'ha de justificar pel procés.
Què puc preparar?
Un exemple sense dades sensibles, el recorregut habitual, les persones que hi intervenen i una estimació del volum. També ajuda descriure una excepció freqüent.
Automatiza Vallès
Comença per una tasca concreta.
Tria un procés amb un inici, un final i una dificultat recognoscible. Podem valorar-ne l’abast a partir d’aquest recorregut.
Descriu la tasca i la dificultat principal. Evita incloure dades de clients, contrasenyes o documentació confidencial en el primer missatge.
Les dades del teu correu s’utilitzaran per atendre la consulta i preparar la proposta que sol·licitis. Pots exercir els teus drets escrivint a aquesta adreça. Informació sobre les teves dades.
Revisió d’un procésPreparar el meu mapaL’automatització comença per entendre el treball. Explora l’enfocament i utilitza les guies per detectar oportunitats a la teva empresa.
Què automatitzar primer