Automatización e IA: qué hace cada una.

Una regla ejecuta una condición conocida

Si una solicitud tiene una categoría seleccionada, asignarla al equipo correspondiente puede resolverse con una regla. También comprobar si un campo está vacío o si una fecha supera un límite. El comportamiento esperado se describe antes de ejecutar la tarea.

Esto no elimina todos los fallos: una aplicación puede dejar de responder o recibir un dato equivocado. Pero permite comprobar la lógica con casos concretos. Cuando basta con reglas, añadir IA puede complicar el proceso sin mejorar el resultado.

La IA ayuda a interpretar entradas variables

Un correo escrito libremente puede expresar una petición de muchas maneras. Un modelo puede proponer una categoría, resumir el contenido o extraer campos. Esa interpretación no equivale a una comprobación exacta: puede omitir información o generar una respuesta incorrecta.

En lugar de pedir «resuelve este correo», puede definirse «propón una de estas categorías, conserva el texto de origen y envía los casos dudosos a revisión». Se evalúa con ejemplos representativos, no sólo con una demostración que haya salido bien.

Tres ejemplos para distinguirlas

Son ejemplos ilustrativos de diseño; no representan proyectos realizados por Automatiza Vallès ni garantizan las conexiones de una aplicación.

• Registrar una solicitud estructuradaUna regla comprueba los campos obligatorios y crea una ficha. La IA puede no ser necesaria.
• Ordenar correos por temaLa IA propone una categoría. Reglas posteriores comprueban que es válida y deciden si se deriva o se pide revisión.
• Preparar una respuestaUn modelo redacta un borrador con información delimitada. Una persona revisa destinatario, contenido y compromisos antes de enviar.

Combinar sin confundir responsabilidades

Un proceso puede utilizar IA en una etapa y reglas en el resto: interpretar un documento, comprobar campos y presentar una propuesta antes de registrarla. Separar esos pasos facilita saber dónde se produjo una incidencia.

El modelo no debería decidir qué permisos tiene ni qué acciones ejecuta. Esas condiciones se establecen en el proceso. Tampoco conviene tratar el texto recibido de un correo o documento como si fueran instrucciones autorizadas para el sistema.

Validar el resultado antes de actuar

Comprobar que una salida tiene formato de fecha no demuestra que esa fecha sea correcta. Distingue la validación técnica de la revisión del significado. Puede hacer falta contrastar el dato con el documento original o solicitar aprobación.

Define los casos que quedan fuera: información incompleta, contradicciones o acciones con consecuencias importantes. Una categoría de «necesita revisión» es más útil que obligar al sistema a responder siempre con aparente seguridad.

Elegir a partir de la tarea y los datos

Explica qué resultado necesitas y cómo reconocerías un error. Revisa qué información necesita el paso, dónde está y qué condiciones tendría su tratamiento en una herramienta externa. Para probar, utiliza ejemplos ficticios o anonimizados.

La decisión puede ser una regla, una mejora del programa actual, una combinación con IA o mantener una tarea manual. La opción adecuada permite realizar el trabajo con un nivel de control y un esfuerzo razonables.